Wieviel Zeit spart ein integriertes Bestellmanagement im Internetshop?Internen Bestellprozess optimieren vom Bestelleingang bis zum Versand

Damit Sie mit jeder Bestellung größtmöglichen Gewinn erzielen, müssen Bestellprozesse schnell und effizient funktionieren. Umso zügiger bestellte Artikel das Lager verlassen, desto besser. Ein optimaler Prozess setzt grundsätzlich zwei Dinge voraus:

Den Knotenpunkt für alle Abläufe und Mitarbeiter bildet das verwendete IT-System. Jedes System ist anders und bietet verschiedene Vor- und Nachteile. Wie unser Kunde jedoch festgestellt hat, können äußere Umstände dazu führen, dass auch altbewährte ERP-Systeme plötzlich unbrauchbar werden.

Das Versandunternehmen für Bio-Lebensmittel verstand sich lange Zeit als Lieferant für Großkunden. Da gesunde und bewusste Ernährung in den letzten Jahren immer populärer wurde, verzeichnete das Unternehmen plötzlich vermehrt auch Bestellungen von kleinen Händlern und viele Anfragen von Privatpersonen. Dies war im Grunde eine sehr positive Entwicklung. Die Mitarbeiter, die für die Bestellverwaltung zuständig waren, sahen sich jedoch mit einer großen Herausforderung konfrontiert. Der Aufwand für diese kleineren Bestellmengen war deutlich höher als der Gewinn, der damit erzielt werden konnte.

Das ERP-System ist auf Großkunden ausgerichtet. Die Erstellung von Angeboten, Rechnungen, der Lieferscheine und Packlisten gestaltete sich deshalb sehr zeitintensiv. Die Anmeldung der Pakete bei DHL war ebenfalls sehr aufwendig. Teillieferungen waren für diese kleinen Aufträge nur schwer realisierbar und die Chargen-Rückverfolgung der Lebensmittel war sehr schwer.

Eine neue Lösung musste her: Wir wurden damit beauftragt, den gesamten Prozess des Bestellmanagements unseres Kunden neu zu erfinden. Wichtiger Bestandteil war die Entwicklung einer individuellen Software. Über den gesamten Prozess hinweg identifizierten wir zahlreiche Optimierungspotenziale, die wir in unser neues System mit einprogrammierten.

Die wichtigsten Features unserer Lösung für eine verbesserte Verwaltung auf einen Blick:

Das System, welches wir entwickelt haben, unterstützt unseren Kunden heute effektiv dabei, die Bestellungen abzuwickeln. In kürzerer Zeit können nun deutlich mehr Kunden bedient werden. Gleichzeitig ist der personelle Aufwand pro Bestellung deutlich gesunken und das bereits vorhandenen Personal kann die Aufgabe nun bewältigen.

Eines war klar: Unser Kunde sollte sich nicht an sein neues System anpassen müssen. Vielmehr sollte sich das System von Anfang an perfekt in seine Prozesse einfügen. Daher setzten wir uns zunächst intensiv mit den internen Abläufen und den Wünschen des Bio-Versandhändlers auseinander. Dabei identifizierten wir verschiedene Optimierungspotenziale, die wir auch bei der Entwicklung der Software berücksichtigten.

Ein Punkt mit Top-Priorität war die Rückverfolgbarkeit jeder einzelnen Sendung. Gerade im Lebensmittelbereich muss es jederzeit möglich sein, bestimmte Produkte aus einzelnen Bestellungen zurückzubeordern. Bislang war es bei unserem Kunden üblich, jeweils einer ganzen Palette eine Chargennummer zuzuweisen. Sobald es kleinere Bestellmengen gegeben hat, wurde es jedoch sehr problematisch. Fast unmöglich war es, Produkte aus verschiedenen Chargen in ein Paket zu packen. Für die Rückverfolgbarkeit ist dies jedoch unumgänglich.

Wir entwickelten deshalb gemeinsam mit unserem Kunden ein neues Vorgehen. Beim Verpacken müssen die individuellen Chargennummern der Produkte nun direkt in die Packliste eingetragen werden. Diese Daten werden dem Kunden automatisch auf dem Lieferschein und Rechnung aufgedruckt. Das hat nicht nur den Vorteil, dass jedes Päckchen problemlos zurückverfolgt werden kann. Es ermöglicht auch die Durchführung von Teillieferungen, da nun jede Lieferung exakt zugeordnet werden kann.

Was mit dem alten ERP-System des Bio-Versandhändlers extrem zeitaufwendig war, funktioniert mit unserem neuen System blitzschnell. Grund dafür ist die weitgehende Automatisierung zahlreicher Arbeitsschritte. Insbesondere in folgenden Bereichen werden die Mitarbeiter unseres Kunden nun stark entlastet:

Zur Übermittlung der Paket-Daten an das Speditionsunternehmen DHL war es zuvor notwendig gewesen, sich auf deren Webpage einzuloggen und die Versanddaten wie auch die Paketdaten händisch einzugeben. Unsere Bestellmanagement-Software ist da komfortabler: Lediglich Gewicht und Paketgröße müssen eingetragen werden. Absender und Empfänger werden automatisch übermittelt und der DHL-Versandaufkleber wird automatisch erstellt.

Auch die Buchhaltung haben wir massiv entlastet. Durch die Anbindung ausgewählter externer Zahlungsanbieter wird die Bezahlung weitestgehend automatisiert. Die Mitarbeiter, die diese Buchungen zuvor zeitaufwendig von Hand durchgeführt haben, können sich nun wieder sinnvolleren Aufgaben widmen.

Besonders wichtig für die Software sind unterschiedliche Zugangsberechtigungen. Somit können für unterschiedliche Unternehmens-Bereiche verschiedene, für sie relevante Rechte gesetzt werden. Buchhaltung, Lager und Versandvorbereitung wird hierdurch eine besonders effektive und nutzerfreundliche Handhabung des Programms ermöglicht. Zur Absicherung der Daten kann das System nur firmenintern geöffnet werden.

Nach der Fertigstellung haben wir das neue System auf Herz und Nieren getestet. Dazu haben wir Testbestellungen durchgeführt, um etwaige Schwachstellen in der theoretischen Bestellverwaltungslogik aufzudecken. Zum Schluss wurden von verschiedenen Orten in Deutschland auch echte Bestellungen für den Test durchgeführt. Insbesondere im Hinblick auf die Verpackung der versendeten Waren konnten wir dadurch unserem Kunden einige hilfreiche Hinweise geben. Die Verpackung war zunächst noch auf die Belieferung von Großkunden ausgerichtet und wurde erst aufgrund der Erkenntnisse unserer Testbestellungen an die Anforderungen von Privatkunden angepasst.

Selbstverständlich achteten wir durchgehend auf die Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften, die Online-Versandhändler wie unseren Kunden betreffen. Das waren insbesondere datenschutzrechtliche Vorschriften in Bezug auf Adressspeicherung, Auswertungen, Übergabe notwendiger Daten an DHL sowie die Möglichkeit zur Paketrückverfolgung.

Auch im Hinblick auf die Standard-AGB für Endkunden und die speziellen AGB für Händler stellten wir sicher, dass alle Vorgaben genauestens erfüllt waren. Wer sich damit bereits auseinandergesetzt hat, weiß wie komplex dieses Thema ist. Über das gesamte Projekt hinweg standen wir deshalb durchgehend mit mehreren Rechtsanwälten unseres Kunden in Verbindung. So realisierten wir die Wünsche und Anforderungen unseres Kunden in einem rechtlich abgesicherten Rahmen.

Unser neues System zur Bestellverwaltung, von den Abläufen bis zum IT-System, hatte den gewünschten Effekt. Über alle beteiligten Bereiche hinweg erfolgt die Arbeit jetzt schneller und weniger fehleranfällig. Die Entwicklung einer einfachen Pack- und Dokumentationsstrategie, die die Komplexität händischer Eingaben und den Aufwand insgesamt reduziert, war ein voller Erfolg. Der Administrationsaufwand ist gering und aufgrund der selbsterklärenden Prozesse wird der Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter und vorübergehende Hilfskräfte (wie z. B. Studenten) auf ein Minimum reduziert.

Zu unserer Lösung erhielten wir von den Mitarbeitern bereits kurz nach der Einführung sehr positive Rückmeldungen für die einfache Bedienbarkeit. Vonseiten unseres Kunden war keine großen Anpassungen an den Bestellablauf notwendig. Stattdessen wurde das Bestellmanagement an die Anforderungen des Lagers angepasst und fügt sich dort nun einwandfrei ein. Von Grund auf haben wir für unseren Kunden ein System für seinen Bestellprozess entwickelt. Von diesem profitiert er nicht nur durch effizientere Prozesse, sondern auch durch die gesteigerte Zufriedenheit seiner Kundschaft.

Suchen auch Sie nach einer Möglichkeit, Ihre Logistik modern und wettbewerbsfähig zu gestalten? Gern helfen wir Ihnen dabei, Ihre Prozesse von Grund auf zu überprüfen und zu optimieren. Bestellungen abzuwickeln ist ein zentraler Erfolgsfaktor für viele Unternehmen, daher sollten Optimierungspotenziale gerade hier voll ausgeschöpft werden. Rufen Sie jetzt an und vereinbaren Sie einen Termin für ein kostenloses Beratungsgespräch!

Bio-Qualität und Nachhaltigkeit stehen bei unserem Kunden stets im Zentrum. Das Unternehmen befasst sich mit dem Import und Export von Bio-Rohstoffen. Von Saaten und Nüssen bis zu Ölen und Fetten erhält man hier ausschließlich Produkte, die man mit bestem Gewissen verwenden kann. Insbesondere auf den fairen Handel mit Bauern und Zulieferern legt unser Kunde großen Wert. Beispielsweise geht das Unternehmen direkte und langfristige Handelsbeziehungen ein, bietet Abnahmegarantien, zahlt faire Preise und vieles mehr.