Bestellmanagement direkt im Internetshop-SystemBestellungen durch integrierte Verwaltung profitabler machen

Die Betreiber eines Internetshops wissen, Zeit ist buchstäblich Geld! Umso geringer der Arbeitsaufwand zur Abwicklung einzelner Bestellungen ausfällt, desto geringer die Personalkosten und umso größer der Gewinn. Vorgänge und Arbeitsweisen, die früher einmal modern und effizient waren, sind heute häufig überholt. Deshalb ist es sinnvoll, eingefahrene Prozesse bei der Abwicklung immer wieder zu hinterfragen und offen für Veränderungen zu sein.

Dies hat auch unser Kunde erkannt, der von unseren umfassenden Optimierungsmaßnahmen profitiert hat. Der Versandhändler bietet ein umfangreiches Sortiment an Forst- und Gartengeräten, Kommunikationstechnik sowie Outdoor-Bekleidung verschiedener Hersteller an. Da parallel zum Internetshop ein lokaler Handel und Service zum Portfolio unseres Kunden gehört, wird hier ein spezielles ERP für die Forst- und Landwirtschaft genutzt. Dieses System erfordert zahlreiche manuelle Eingaben und verlangsamt den Prozess des Bestellmanagements unnötig. Damit sich der Einpflege-Aufwand von Online-Bestellungen rechnet, müssten die Produkte im Shop deutlich teurer sein. Dies hätte zur Folge, dass der Shop an Attraktivität verliert und die Mitbewerber Ihren Nutzen daraus ziehen würden.

Unser Kunde hat die Notwendigkeit erkannt und uns mit folgendem Auftrag betraut, parallel zum neuen Internetshop auch eine individuell angepasste Software für ein effizientes Bestellmanagement zu entwickeln.

Dank unserer langjährigen Erfahrung im Bereich E-Commerce, konnten wir gemeinsam mit unserem Kunden ein System konzipieren und entwickeln, dass seine Erwartungen voll und ganz erfüllt. Der Versandhändler wickelt seine Bestellungen nun dank unserer Software bedeutend schneller ab und kann gleichzeitig die Verwaltungskosten senken.

Die Bestell- und Lieferkette unseres Kunden war eine der größten Herausforderungen. So sind nicht immer alle Waren sofort auf Lager. Aufgrund der Corona-Situation sowie Blockaden von wichtigen Seewegen können, auch trotz Lieferzusage der Hersteller, einige Produkte erst verspätet geliefert werden. Auch durch nachträgliche Wünsche von Kunden ändern sich laufend Bestellpositionen und Bestellmengen. Die Integration dieser Storno-Positionen, sowie der geänderten Bestellpositionen benötigt eine ganz spezielle Aufmerksamkeit, da sich hierdurch auch die Lieferscheine sowie die Rechnung ändert. Auch Änderungen nach Teillieferungen sind wahrscheinlich und mussten von uns berücksichtigt werden. Der automatisierte Rechnungsversand per E-Mail muss in jedem Falle, auch bei nachträglichen Änderungen oder Positions-Storno ohne Probleme erfolgen. Neben der Entwicklung ist hier auch ein großer Testaufwand für das Bestellmanagement erforderlich, um sämtliche Möglichkeiten von Änderungen zu überprüfen.

Bereits nach kurzer Analyse des bisherigen Shops war klar, dass unser Kunde auch ein komplett neues System zur elektronischen Bestellverwaltung benötigte. Um eine möglichst kundenorientierte Lösung zu entwickeln, nutzten wir dafür unser hauseigenes CMS und Webshop-System "bee.tools". Mit dem vielseitigen und flexiblen Tool haben wir die Software inklusive aller benötigten Features zügig fertiggestellt.

Zu diesen Features zählten unter anderem:

Zahlungseingangs-Überwachung: Unser Programm liefert für die Buchhaltung eine übersichtliche Liste der Bestellungen zum Abgleich der Zahlungen. Bestellfreigabe nach Zahlung aber auch Bestell-Storno sind hier eine der wichtigsten Funktionen.

Versandvorbereitung: Die relevanten Daten für jedes Produkt werden vom Programm automatisch erfasst, wodurch die Versandvorbereitung weitgehend automatisch abläuft. Neben der Packliste sind hier auch Bestell-Änderungen oder Positions-Storno nötig.

Lieferscheinerstellung: Lieferscheine werden vollautomatisch erstellt. Auch Teillieferungen werden vom System korrekt erfasst und zu jeder Teillieferung wird der passende Lieferschein erfasst.

Rechnungserstellung: Die abschließende Rechnung wird automatisch als PDF-Datei erstellt. Sie enthält sämtliche Angaben, wann welches Produkt, in welcher Menge, mit welchem Lieferschein geliefert wurde. Storno werden ebenso beachtet wie Änderungen an der Bestellung. Auch ein deutlicher Hinweis für eine evtl. noch offene Zahlung oder Restzahlung ist hier erforderlich.

Einfache Bedienung, verständliche Listen und Formulare: Unser individuelles System ist sehr einfach, ohne großen Schulungsaufwand, intuitiv zu bedienen. Buchhaltung, Logistik und Versand erhalten jeweils die für sie relevanten Informationen über jeden Bestellvorgang. Zusätzlich zu den Zeiteinsparungen bei den einzelnen Arbeitsschritten wurde so auch der generelle Prozess beschleunigt.

Internetshop-Betreiber müssen strengen Anforderungen an verschiedenen Gesetze und Verordnungen gerecht werden. In der Konzeptionsphase hatten wir diese Vorgaben gemeinsam mit unserem Kunden daher genau im Blick und konnten die Regelungen dann in der Programmierung berücksichtigen.

Dank der neuen Software kann unser Kunde weiter beide Geschäftsbereiche, den Lokalverkauf wie auch den Onlineverkauf effizient anbieten. Die Mitarbeiter können sich wieder den wichtigeren Aufgaben, als dem doppelten Ausfüllen von Bestellformularen, dem Lieferschein bzw. Rechnung schreiben, widmen. Auch die intuitive Bedienbarkeit des Programms sorgte für positive Rückmeldungen.  Eine kurze Einweisung genügte.

Falls auch Sie täglich Bestellungen immer noch manuell abwickeln und sich fragen, ob sich der Prozess nicht zeit- und kostensparender gestalten lässt, beraten wir Sie gern.  Ein neuer Onlineshop in Verbindung mit einer individuellen Bestellabwicklung kann ein zentraler Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen sein. Rufen Sie jetzt an und vereinbaren Sie einen Termin für ein kostenloses Beratungsgespräch!

Ob im Webshop oder vor Ort im Ladengeschäft: Unser Kunde aus Rinchnach im Bayerischen Wald bietet ein umfangreiches Sortiment an Ausrüstung und Zubehör zahlreicher bekannter Hersteller im Bereich Forst-, Garten- und Landwirtschaft an. Von robuster Outdoor-Bekleidung über Arbeitshelme bis hin zu Kommunikationssystemen finden Unternehmen und Endverbraucher in seinem Onlineshop alles rund um Forst- und Gartenbekleidung und -Technik. Das Angebot unseres Kunden wird abgerundet durch sehr hohe Qualität, persönliche Beratung, zuvorkommenden Service und günstige Preise.