Wie digitalisiert man zeitaufwändige Seminaranmeldungen?Anmeldevorgänge automatisieren und rund-um-die-Uhr Service bieten

Mitarbeiter:innen bei Kursanmeldungen entlasten

Ineffiziente Vorgänge mit hohem Verwaltungsaufwand verursachen in Unternehmen hohe Kosten. Oft hat sich ein bestimmtes Vorgehen im Unternehmen schon so "eingefahren", dass man es gar nicht mehr in Frage stellt.

Bei den Gesundheits- und Pflegezentren unseres Kunden war es noch bis vor kurzem üblich, dass Kursanmeldungen für die Pflegekräfte einzeln per Telefon vereinbart wurden. Diese analoge Vorgehensweise war mit sehr großem personellem und zeitlichem Aufwand sowie hoher Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung verbunden.

Wir haben im Auftrag dieses Kunden ein Anmeldeformular entwickelt, mit dem sich Kursteilnehmer inzwischen nicht nur selbständig anmelden. Es werden aus den Anmeldedaten automatisch die Teilnehmerzertifikate im Word-Format und Teilnehmerlisten im Excel- sowie im Druck-Format erstellt.

Das Unternehmen profitiert deutlich von:
  • Kostenreduktion
  • Mitarbeiterentlastung
  • Bürokratieabbau

Manuelle Vorgänge automatisieren für mehr Effizienz

Um den hohen Standards bei der Pflege und Betreuung ihrer Patienten gerecht zu werden, nehmen die Pflegekräfte regelmäßig an Kursen teil, die sie in ihrem jeweiligen Fachgebiet weiter fortbilden. Die Pflegerinnen und Pfleger melden sich dabei in der Regel selbständig für die jeweiligen Kurse an, und genau hier lag das Problem unseres Kunden:
Die Anmeldung erfolgte über Telefon, per E-Mail, per Fax oder auch persönlich. Durch die Schichtarbeitszeiten der Pflegekräfte musste der Sachbearbeiter praktisch ständig erreichbar sein.

Der Sachbearbeiter musste die Daten der Teilnehmer kumulieren und mühsam beim einzelnen Kurs eintragen. Danach hat er manuell eine Teilnehmerbestätigung per E-Mail versandt. Die Teilnehmerlisten für die jeweiligen Kurse wurden ebenfalls von Hand erstellt und bei jeder Anmeldung erweitert.

Auch das erforderliche Teilnahme-Zertifikat zum Abschluß der Veranstaltung musste manuell für jeden Teilnehmer ausgefüllt werden. Alles in allem ein sehr zeitintensives und auch fehleranfälliges Vorgehen. Unser Kunde trat mit diesem Problem an uns heran mit dem Auftrag, eine aufwandssparende Online-Lösung zu entwickeln.

Zeit und Aufwand sparen

Die Lösung des Problems ist ein interaktives Online-Formular, welches schnell und unkompliziert vom Teilnehmer am Computer ausgefüllt werden kann. Auf diese Weise muss kein Sachbearbeiter mehr persönlich die Anmeldungen entgegennehmen. Jede Pflegerin und jeder Pfleger kann sich selbständig für entsprechende Kurse anmelden - der Prozess läuft vollkommen automatisch ab.

Wir haben in unserer Agentur ein entsprechendes Formular für die Kursanmeldung entwickelt und damit das Kursmanagement unseres Kunden deutlich vereinfacht. Dem Nutzer werden die jeweiligen Kurse hierbei online zur Auswahl abgeboten. In einem intuitiven Anmeldeformular kann er sich für die gewünschten Kurse eintragen, woraufhin er automatisch eine Teilnehmerbestätigung per E-Mail erhält. Im Hintergrund wird dabei eine Teilnehmerliste erstellt, die vom Kursleiter zu Kursbeginn nur noch online abgerufen werden muss.

Ein weiteres wichtiges Feature: mehrere Teilnehmer können gleichzeitig über ein Formular angemeldet werden. Ein Abteilungsleiter kann so gleich mehrere Mitarbeiter für einen bestimmten Kurs anmelden.

Für das erfolgreiche Abschließen eines Kurses erhält jeder Teilnehmer ein Teilnehmerzertifikat. Auch hier ist unser Formular von Nutzen: die Anmeldedaten der Teilnehmer werden automatisch in die Zertifikate eingefügt, so dass sie nur noch ausgedruckt und verteilt werden müssen.

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben durch Digitalisierung

Was bei unserem Kunden bisher ein teurer Zeitfresser war, läuft jetzt automatisch ab. Der Sachbearbeiter, der die Anmeldungen entgegennehmen und organisieren musste, hat nun mehr Zeit für qualifiziertere Aufgaben. Die selbständige Anmeldung aller Pflegekräfte verringert außerdem die Fehleranfälligkeit des gesamten Prozesses und machten den Service rund um die Uhr an 7 Tagen die Woche verfügbar.

Unser Kunde im Allgäu

Unser Kunde ist ein Netzwerk aus gemeinnützigen Gesundheits- und Pflegezentren sowie ambulanten Diensten und Fachberatungsstellen. Mit vielen über das Allgäu verteilten Standorten ist er eine wichtige Anlaufstelle für Menschen, die Hilfe bei der Bewältigung ihres Alltags benötigen. Viele verschiedene Formen von Pflege und Betreuung ermöglichen es, jedem Menschen das richtige Maß an Hilfe anzubieten. Seniorinnen und Senioren stehen je nach gesundheitlichem Zustand unterschiedliche Formen des betreuten Wohnens zur Verfügung. Im Zentrum der Arbeit steht bei unserem Kunden die Erhaltung eines möglichst selbstbestimmten Lebensalltags.
Username:

Vielen Dank für Ihre Anfrage

wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden, um Ihnen ein passendes Angebot zukommen zu lassen.

Angebot anfordern

Schreiben Sie uns eine E-Mail an:
info@baw.gmbh

Oder rufen Sie uns an:
+49 75 61 . 98 51 23

Oder nutzen Sie unser Formular zu Ihrem Angebot:
Mit Stern (*) markierte Felder sind Pflichtfelder!
Die wichtigsten Informationen
Firmendaten
Ansprechpartner
Webseiten-Infos
Bitte verwenden Sie nur JPG oder PDF-Dateien.
Hier können Sie Dateien anfügen, z.B. Strategiepapier, Konzept oder CI-Guide (pdf oder jpg, max. 5 Dateien):
Datenschutz + Absenden
Username:

Kostenfreie 20 Minuten Profi-Beratung

wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden, um mit Ihnen einen Beratungstermin zu vereinbaren

Kostenfreie 20 Minuten Profi-Beratung anfordern

brainatwork gf thomas fiener
Wie erreichen Sie mehr Online-Sichtbarkeit, mehr Anfragen, mehr Umsatz? Wie erreichen Sie Ihr individuelles Ziel? Nehmen Sie sich ein wenig Zeit – oder gerne auch mehr – für ein unverbindliches Telefonat mit uns. Sie werden in jedem Fall davon profitieren.
Schreiben Sie mir einfach eine E-Mail:
info@baw.gmbh

Oder rufen Sie uns an:
+49 75 61 . 98 51 23

Oder fordern Sie hier Ihre kostenfreie, 20-minütige Profi-Beratung an!
Username:

Kostenfreie 20 Minuten Profi-Beratung

wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden, um mit Ihnen einen Beratungstermin zu vereinbaren

Bevor Sie gehen...

brainatwork gf thomas fiener
Wollen Sie mehr zur Webseiten Erstellung, Webshop Erstellung erfahren? Oder benötigen Sie Hilfe bei der Inhalts-Pflege und Suchmaschinenoptimierung?

Dann rufen Sie uns an:
+49 75 61 . 98 51 23

Oder schreiben eine E-Mail:
info@baw.gmbh

Beratung anfordern:

Username:

Vielen Dank

Wir prüfen Ihre Anforderung und werden, sofern die Anforderungen erfüllt sind, unser kostenfreies Magazin zukommen lassen.

brain at work Magazin anfordernKostenfrei via PDF oder Post

baw magazin 02a
In dieser Ausgabe:
❱ Wie Sie mit Online-Analysen neue Absatzpotentiale entdecken
❱ So steigert Google die Maschinenauslastung
❱ Mit individuellem Onlineshop zurück zum Erfolg
❱ Top Service bieten trotz Personalmangel
und noch vieles mehr!

Ihre Kontaktdaten