Wie digitalisiert man zeitaufwändige Seminaranmeldungen?Anmeldevorgänge automatisieren und rund-um-die-Uhr Service bieten

Ineffiziente Vorgänge mit hohem Verwaltungsaufwand verursachen in Unternehmen hohe Kosten. Oft hat sich ein bestimmtes Vorgehen im Unternehmen schon so "eingefahren", dass man es gar nicht mehr in Frage stellt.

Bei den Gesundheits- und Pflegezentren unseres Kunden war es noch bis vor kurzem üblich, dass Kursanmeldungen für die Pflegekräfte einzeln per Telefon vereinbart wurden. Diese analoge Vorgehensweise war mit sehr großem personellem und zeitlichem Aufwand sowie hoher Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung verbunden.

Wir haben im Auftrag dieses Kunden ein Anmeldeformular entwickelt, mit dem sich Kursteilnehmer inzwischen nicht nur selbständig anmelden. Es werden aus den Anmeldedaten automatisch die Teilnehmerzertifikate im Worder-Format und Teilnehmerlisten im Excel- sowie im Druck-Format erstellt.

Das Unternehmen profitiert deutlich von:

Um den hohen Standards bei der Pflege und Betreuung ihrer Patienten gerecht zu werden, nehmen die Pflegekräfte regelmäßig an Kursen teil, die sie in ihrem jeweiligen Fachgebiet weiter fortbilden. Die Pflegerinnen und Pfleger melden sich dabei in der Regel selbständig für die jeweiligen Kurse an, und genau hier lag das Problem unseres Kunden:
Die Anmeldung erfolgte über Telefon, per E-Mail, per Fax oder auch persönlich. Durch die Schichtarbeitszeiten der Pflegekräfte musste der Sachbearbeiter praktisch ständig erreichbar sein.

Der Sachbearbeiter musste die Daten der Teilnehmer kumulieren und mühsam beim einzelnen Kurs eintragen. Danach hat er manuell eine Teilnehmerbestätigung per E-Mail versandt. Die Teilnehmerlisten für die jeweiligen Kurse wurden ebenfalls von Hand erstellt und bei jeder Anmeldung erweitert.

Auch das erforderliche Teilnahme-Zertifikat zum Abschluß der Veranstaltung musste manuell für jeden Teilnehmer ausgefüllt werden. Alles in allem ein sehr zeitintensives und auch fehleranfälliges Vorgehen. Unser Kunde trat mit diesem Problem an uns heran mit dem Auftrag, eine aufwandssparende Online-Lösung zu entwickeln.

Die Lösung des Problems ist ein interaktives Online-Formular, welches schnell und unkompliziert vom Teilnehmer am Computer ausgefüllt werden kann. Auf diese Weise muss kein Sachbearbeiter mehr persönlich die Anmeldungen entgegennehmen. Jede Pflegerin und jeder Pfleger kann sich selbständig für entsprechende Kurse anmelden - der Prozess läuft vollkommen automatisch ab.

Wir haben in unserer Agentur ein entsprechendes Formular für die Kursanmeldung entwickelt und damit das Kursmanagement unseres Kunden deutlich vereinfacht. Dem Nutzer werden die jeweiligen Kurse hierbei online zur Auswahl abgeboten. In einem intuitiven Anmeldeformular kann er sich für die gewünschten Kurse eintragen, woraufhin er automatisch eine Teilnehmerbestätigung per E-Mail erhält. Im Hintergrund wird dabei eine Teilnehmerliste erstellt, die vom Kursleiter zu Kursbeginn nur noch online abgerufen werden muss.

Ein weiteres wichtiges Feature: mehrere Teilnehmer können gleichzeitig über ein Formular angemeldet werden. Ein Abteilungsleiter kann so gleich mehrere Mitarbeiter für einen bestimmten Kurs anmelden.

Für das erfolgreiche Abschließen eines Kurses erhält jeder Teilnehmer ein Teilnehmerzertifikat. Auch hier ist unser Formular von Nutzen: die Anmeldedaten der Teilnehmer werden automatisch in die Zertifikate eingefügt, so dass sie nur noch ausgedruckt und verteilt werden müssen.

Was bei unserem Kunden bisher ein teurer Zeitfresser war, läuft jetzt automatisch ab. Der Sachbearbeiter, der die Anmeldungen entgegennehmen und organisieren musste, hat nun mehr Zeit für qualifiziertere Aufgaben. Die selbständige Anmeldung aller Pflegekräfte verringert außerdem die Fehleranfälligkeit des gesamten Prozesses und machten den Service rund um die Uhr an 7 Tagen die Woche verfügbar.

Unser Kunde ist ein Netzwerk aus gemeinnützigen Gesundheits- und Pflegezentren sowie ambulanten Diensten und Fachberatungsstellen. Mit vielen über das Allgäu verteilten Standorten ist er eine wichtige Anlaufstelle für Menschen, die Hilfe bei der Bewältigung ihres Alltags benötigen. Viele verschiedene Formen von Pflege und Betreuung ermöglichen es, jedem Menschen das richtige Maß an Hilfe anzubieten. Seniorinnen und Senioren stehen je nach gesundheitlichem Zustand unterschiedliche Formen des betreuten Wohnens zur Verfügung. Im Zentrum der Arbeit steht bei unserem Kunden die Erhaltung eines möglichst selbstbestimmten Lebensalltags.